De dienst Secretarie is in de eerste plaats verantwoordelijk voor de administratieve voorbereiding en verwerking van de zittingen van het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raadscommissies, het directiecomité en de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Vilvoorde. Dit houdt in: het opmaken van de agenda, het uitnodigen van de leden en het opstellen van de notulen, de verslagen en de uittreksels van de verschillende zittingen. Je kan je bij deze dienst abonneren op de agenda van de gemeenteraad.
Daarnaast zorgt de dienst Secretarie dagelijks voor de inschrijving en de interne verspreiding van de inkomende briefwisseling. De dienst beheert de registers van in- en uitgaande briefwisseling en de centrale telefoonlijn van de stadsdiensten.
De dienst staat in voor de aanstelling van vertegenwoordigers van het stadsbestuur voor de algemene vergaderingen en andere organen van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en vzw's.
Tenslotte beheert de dienst Secretarie de verzekeringspolissen van het stadsbestuur Vilvoorde en treedt ze op als tussenpersoon voor de afhandeling van schadedossiers burgerlijke aansprakelijkheid en brand.