Naar inhoud

dienst secretarie

stadhuis

De dienst secretarie is verantwoordelijk voor de administratieve voorbereiding en verwerking van de zittingen van het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raadscommissies, het directiecomité en de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Vilvoorde. Dit omvat het opmaken van de agenda, het uitnodigen van de leden en het opstellen van de notulen, de verslagen en de uittreksels van de verschillende zittingen. Verder zorgt de dienst voor het administratief beheer van de besluiten van burgemeester en de stadssecretaris.

De dienst bereidt de aanstellingen van vertegenwoordigers en de voordrachten van kandidaten voor, in de samenwerkingsverbanden waarin het stadbestuur zit (lijst is beschikbaar). Ze verzorgt de dagelijkse inschrijving en interne verspreiding van de inkomende briefwisseling en beheert de registers van in- en uitgaande briefwisseling. De juridische dossiers en verzekeringspolissen van het stadsbestuur en tussenpersoon voor de afhandeling van schadedossiers burgerlijke aansprakelijkheid en brand worden op deze dienst behandeld.

Het archief wordt eveneens door deze dienst beheerd.

De dienst secretarie verzorgt ook het onthaal in het stadhuis en bedient de algemene telefooncentrale voor de bevolking. Ze fungeert als centrale aankoopdienst overheidsopdrachten voor de diensten die niet zelf opdrachten beheren en verzorgt het centraal beheer van de openingen van de offertes.

Het administratief beheren van de algemene politieverordening, toelatingen geven voor bezettingen openbare weg, het opstellen van burgemeesterbesluiten in toepassing van artikel 133 en volgen van de nieuwe gemeentewet vormen andere kerntaken van de dienst.

Dienstgerelateerde onderwerpen

Contact

dienst secretarie

stadhuis, Grote Markt
1800 Vilvoorde


tel. 02 255 45 40
fax 02 255 47 81

Openingstijden

  • maandag, donderdag, vrijdag: van 9 tot 12 uur;
  • dinsdag: van 9 tot 12 uur en van 13.30 tot 18.30 uur;
  • woensdag: van 9 tot 12 uur en van 13.30 tot 16 uur.

Op maandag- en donderdagnamiddag zijn de diensten telefonisch bereikbaar tussen 13.30 en 16 uur.

 

Van 9 juli tot en met 24 augustus 2018 zijn de stadsdiensten geopend: maandag, donderdag en vrijdag van 9 tot 12 uur. Dinsdag en woensdag: van 9 tot 12 uur en van 13.30 tot 16 uur.

Van 9 juli tot en met 24 augustus 2018 is het magazijn van de uitvoeringsdiensten geopend: maandag en donderdag van 9 tot 11.30 uur. Dinsdag en woensdag: van 9 tot 11.30 uur en 12.15 tot 15 uur. Vrijdag:

van 9 tot 12 uur.

Meer info