Procedure voor overheidsopdrachten boven 30 000 euro, exclusief btw

Werken met centrale aankoopdiensten

Omwille van de knowhow en het gebruik van het gespecialiseerd softwarepakket 3P zijn er een aantal centrale aankoopdiensten die dossiers rond grote overheidsopdrachten begeleiden:

  • dienst Openbaar Domein en Mobiliteit: dossiers m.b.t. wegen, openbaar domein en mobiliteit,
  • dienst Stads- en Wijkonderhoud: dossiers onderhoud openbaar domein,
  • dienst Gebouwen: dossiers m.b.t. gebouwen,
  • dienst Logistiek: dossiers m.b.t. wagenpark, kantoormateriaal
  • dienst Onderwijs: dossiers m.b.t. onderwijs en logistiek onderwijs,
  • dienst Secretarie: alle andere dossiers.

Procedure centrale aankoopdienst secretarie

Diensten die zelf geen centrale aankoopdienst zijn, moeten zich richten tot de dienst Secretarie. Hieronder worden de te volgen stappen uitgelegd.

  • Contacteer de dienst Secretarie: informeel info uitwisselen, planning opmaken, ….
  • Bezorg de dienst Secretarie via e-mail de technische bepalingen voor de opdrachtdocumenten, eventueel namen van ondernemers, geraamd bedrag, actienummer, ...
  • Dienst Secretarie maakt de opdrachtdocumenten op in 3P en bezorgt dit voor nazicht aan jou
  • Dienst Secretarie maakt een agendapunt voor goedkeuring plaatsingsprocedure en opdrachtdocumenten, inclusief aanvraag financieel advies
  • Na goedkeuring verstuurt de dienst Secretarie de brieven naar de kandidaten of publiceert in het bulletin der aanbestedingen
  • Na ontvangst van de offertes maakt de dienst secretarie het proces-verbaal op van binnenkomst
  • Dienst Secretarie doet het administratief nazicht van de inschrijvers
  • Dienst Secretarie bezorgt jou de offertes, met het verzoek een vergelijking te maken van de offertes en een voorstel van gunning; dit hoeft niet volgens een model. De dienst secretarie giet alles in een formeel verslag
  • Bezorg de dienst Secretarie het verslag en de offertes.
  • Dienst Secretarie maakt een agendapunt voor de gunning van de opdracht, inclusief aanvraag visum
  • Na goedkeuring brengt de dienst Secretarie je op de hoogte
  • • Je maakt een bestelbon aan met verwijzing in de omschrijving naar het visum en de gunning door het college en je bezorgt het bestelbonnummer aan de dienst Secretarie.
  • Dienst Secretarie schrijft de winnende kandidaat en de niet-gekozen kandidaten aan. In de brief word jij als contactpersoon vermeld voor verdere info en concrete afspraken.
  • Na de kennisgeving is er een juridische verbintenis tot stand gekomen.

Verplicht gebruik van softwarepakket 3P

Overheidsopdrachten boven 30 000 euro, exclusief btw, worden beheerd in het softwarepakket 3P. Dit softwarepakket werkt met licenties en is dus niet voor iedere medewerker toegankelijk.

Als er een extra licentie nodig is, dient dit goedgekeurd te worden door je eigen afdelingshoofd en het afdelingshoofd administratieve ondersteuning. Dienst Secretarie en dienst ICT doen dan het nodige.

De gebruikers van 3P kunnen de handleiding terugvinden in het softwarepakket. De firma 3P geeft ook opleidingen.