Belangrijke info voor organisatoren

Organiseer je een evenement? Dan komt daar heel wat bij kijken. Op deze pagina vind je de volgende informatie terug die van belang is bij het organiseren van evenementen:

  • Wat moet je doen met het afval van je evenement?
  • Wat met Sabam en de billijke vergoeding voor de muziek op je evenement?
  • Waar vind je een geschikte locatie voor je evenement?
  • Welk materiaal kan je uitlenen bij de stadsdiensten?
  • Met welke reglementen dien je rekening te houden?
  • Wat zijn de regels i.v.m. roken en alcohol op je evenement?
  • Hoe kan je je evenement extra in de kijker zetten?

Afval


Organiseer je een kortlopend evenement of feest? Incovo levert je rolcontainers van 1, 100 of 240 liter voor restafval, pmd, gft, papier en karton en haalt ze nadien op. Alle info vind je op de website van Incovo.

Je kan Incovo ook steeds contacteren via uitvoeringen@incovo.be of tel.: 02 255 94 70.

Billijke vergoeding en Sabam


Billijke vergoeding
Je moet alleen billijke vergoeding betalen als je een bestaande opname afspeelt. Als je dus alleen maar een concert organiseert en geen muziek draait in de pauzes of na het concert, volstaat het om enkel Sabam te betalen. Alle info over Billijke vergoeding vind je hier terug.

Sabam
Je moet Sabam betalen wanneer je muziek laat horen (live of opgenomen) die behoort tot het beschermde wereldrepertorium. Ook als het gaat om een privéfuif of als je geen inkom vraagt, moet je Sabam betalen. Alleen voor 'kosteloze mededelingen in familiekring' moet je geen toestemming aanvragen en ben je ook geen rechten verschuldigd. Wel oppassen, 'familiekring' wordt eng geïnterpreteerd. Klik hier voor alle info of om een simulatie te maken van je kosten.

Zaalverhuur


Hier vind je alle informatie over de zalen die je bij stad Vilvoorde kunt huren.

Ben je op zoek naar een geschikte locatie voor je fuif? Op de fuiflocatiekaart vind je alle zalen in Vilvoorde die geschikt zijn voor het organiseren van fuiven.

Materiaal uitlenen


Heb je materiaal nodig voor je activiteit? Bekijk je mogelijkheden op deze pagina.

Politieverordening, politiereglementen en aanvullende verkeersreglementen


Klik hier voor de reglementen die van toepassing zijn op het organiseren van evenementen.

Roken en alcohol


Roken
Roken is verboden in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Een gesloten plaats is een plaats die door wanden afgesloten is van de omgeving en voorzien is van een plafond. Tenten zijn ook gesloten plaatsen, tenzij minimum twee wanden volledig open zijn.

Als organisator moet je erop toezien dat het rookverbod wordt toegepast. Zo voldoe je aan de huidige rookreglementering:

  1. De rookverbodstekens moeten zichtbaar blijven.
  2. In een gesloten tent voorzie je zelf voldoende verbodstekens op zichtbare plaatsen.
  3. Er wordt in geen geval binnen gerookt, zeker niet door medewerkers, die een voorbeeldfunctie hebben.
  4. Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid om de bezoekers op het rookverbod te wijzen.

Alcohol
Sinds januari 2010 is de verkoop van alcohol strikter gereglementeerd. Sinds dan is er wettelijk bepaald dat van elke persoon die alcohol of sterke drank wil kopen, mag gevraagd worden om zijn of haar leeftijd aan te tonen.

Wat zegt de wet?

  1. Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan -16-jarigen. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer dan 0.5% vol. zoals bier, wijn, ….
  2. Sterke drank mag men niet verkopen, schenken of aanbieden aan -18-jarigen.
  3. Van elke persoon die alcohol/sterke drank wil kopen, mag gevraagd worden om zijn leeftijd aan te tonen.

Promotie maken


Wie een evenement organiseert, wil natuurlijk dat er zo veel mogelijk mensen op de hoogte zijn van dat evenement. Hieronder vind je enkele tips om promotie te maken voor je evenement in Vilvoorde.

UiTdatabank


Meld je evenement zeker aan in de UiTdatabank. Wij gebruiken deze tool immers om UiT in Vilvoorde te creëren en gebruiken die inhoud ook in onze communicatiemix.

Infoborden aan de invalswegen


De stad beschikt ook over infoborden aan de invalswegen waarop je je evenement kan aankondigen. Wens je hiervan gebruik te maken? Vraag ze dan hier aan.